Jumat, 29 April 2011

TUGAS SEKSI PERLENGKAPAN PADA SEMINAR

PENGERTIAN TUGAS
Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.
Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi. Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan. Pekerjaan yang dimaksud adalah disini adalah tugas yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang dalam organisasi.
Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya, seseorang perlu memahami tugas dan fungsi kerja dalam jabatan tersebut.
Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan organisasi. Anda perlu kerja sama dengan bidang – bidang (seksi - seksi) lain. Dalam melakukan tugas, setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

PENGERTIAN FUNGSI KERJA
Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama. Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam organisasi fungsi kerja benar – benar sangat diperlukan. Hal ini sangat mempengaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi.

SEKSI PERLENGKAPAN
No
Jenis
Uraian
1
Tujuan Atau Fungsi Jabatan

Mengkoordinasikan semua aktivitas yang berkenaan dengan peningkatan kapasitas manajemen barang dan jasa serta membantu ketua dalam menyusun laporan kemajuan peningkatan kapasitas manajemen pengadaan barang dan jasa.

2
Job description

·      mendata dekorasi dan perlengkapan yang dibutuhkan
·      koordinasi dengan hotel untuk dekorasi dan perlengkapan
·      pemasangan dekorasi dan perlengkapan yang dibutuhkan
·      memastikan kesiapan dekorasi dan perlengkapan 1 hari sebelum pelaksanaan
·       
3
Penjadwalan Kerja

4
Perlengkapan Yang Diperlukan
·      Ruangan yang kondusif
·      Kelengkapan presentasi : OHP; LCD; layar; penunjuk/IR
·      Mikrofon
5
Skenario Atau Pendekatan Yang Dilakukan Dalam Melaksanakan Tugas



Organisasi Ruangan
         Harus ada : cahaya, kursi dan meja, mikrofon
         Kelengkapan presentasi : OHP; LCD; layar; penunjuk/IR
         Susunan kursi : bisa berjajar, bisa letter U
         Ruang gerak bagi peserta dan nara sumber
         Penataan agar kondusif, aman dan nyaman



SEKSI PERLENGKAPAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :
1.      Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana
2.     Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
3.     Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada ketua
4.     Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
5.     Menjaga semua peralatan dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan
6.     Merencanakan dan memesan jumlah spanduk dalam ruangan dan di luar ruangan (indoor dan outdoor).
7.     Mengkoordinasi dengan seksi acara mengenai tema Seminar.
8.     Menyiapkan sound system untuk setiap acara yang bersangkutan.
9.     Mengatur jadwal roster orang – orang yang bertugas di lapangan.
10.   Mengatur jadwal dan roster orang – orang yang mengambil dan mengembalikan peralatan ke gudang.
11.    Memastikan kelengkapan dan ketersediaan peralatan yang dibutuhkan untuk acara pada hari “H”.
12.   Menjaga dan merawat peralatan sound system dan mengatur budgeting apabila diperlukan.
13.   Mengkoordinasi dengan koordinator Seksi – Seksi yang membutuhkan bantuan/transportasi untuk akses dan pengambilan barang ke/dari gudang.
14.   Melakukan kerjasama sewa /  kontrak dengan rekanan yang sudah dipilih.
15.   Membuat daftar kebutuhan audiovisual dan perlengkapan kemudian menyerahkannya kepada bendahara.
16.   Melakukan briefing dan gladi resik sebelum perlengkapan tersebut dipergunakan.
17.   Berkoordinir dengan pihak gedung dan kontraktor penyedia audio visual untuk memastikan kesiapan operator bila audio visual atau sound system tidak berfungsi dengan baik pada saat acara berlangsung.
18.   Disetiap ruang simposium harus terdapat petugas audio visual, slide operator, dan petugas Maintenance & Electrical (ME) gedung

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar